タスク管理やスケジュール管理ってどんなツールを使ってますか?

ToDo

私は自他共に認める机の上を綺麗にしておけないタイプの人間です。

そんな自分の特性を良く分かっているので、スケジュール管理やタスク管理はきっちり抜けなくやろうとネット記事や雑誌で見つけたいろんなツールを取りあえず試してみたけどイマイチしっくり来るのが無いんです。

皆さんはどんなツールお使いですか?

今までで一番しっくりきてだいぶ理想に近いなぁ〜と感じたのは、「GTD(Getting Things Done)」です。

GTDは2002年に米国のデビッド・アレンが提唱した仕事整理術の一種です。

これは、ナレッジワーカーつまり肉体労働ではなくて頭脳労働(?)者向けの整理術で、タスクが複雑に入り組む事が多い人ほどオススメのツールです。

従来のToDoリストと似た部分はあるんですが、必ず全てのタスクに優先度・期限をつけるという点ととにかく頭の中の物を全て出すという点が画期的です。特にこの全ての物を外に出すという感覚が一度やってみると中々気持ちいいです。「そう言えば、何か今日やらなきゃいけない事あった気がするんだよな〜」というモヤモヤってすごい気持ち悪いと思うんですけど、このモヤモヤのせいで通常の業務も効率が落ちてしまうそうです。

1日に一度GTDでまとめたリストをチェックする時間を作る事で、ついうっかりをなくす事ができるので、安心して一つ一つのタスクに打ち込めて生産性もあがるということです。

GTDの基本フローは以下の通りです。

 

1、収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。

2、処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。

3、整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(PDAやシステム手帳など)に入れ込む。

4、見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。

5、実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

 

1日は24時間、寝る時間も考えるともっと少ないので、スケジュールとタスクに優先順位をつけて判断していくのは必要なことだと思います。

暫く使っていたのですが、リストを更新する時間がなくなってしまってやらなくなってしまってました。おそらくタスク・スケジュール管理がしっかり出来ていたほうが生産性はあがるはずなので、リストをチェックする時間というのもしっかりスケジュールに組み込んで、もう一度やってみようと思います。

ご興味あれば、下記の書籍が詳しくGTDの説明掲載されています。

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